MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS PEGAWAI

Persoalan utama dalam rangka optimalisasi organisasi adalah masalah produktivitas. Produktivitas menjadi penting sebagai ukuran keberhasilan optimalisasi sumberdaya organisasi. Apakah itu organisasi pemerintahan, organisasi sosial, organisasi pendidikan dan terlebih lagi organisasi bisnis. Setiap organisasi selalu berusaha mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien (berdayaguna dan berhasil guna). Oleh sebab itu setiap organisasi harus mampu menciptakan kegiatan yang dapat mengoptimalkan sumberdaya organisasi, apakah itu sumberdaya bahan, sumberdaya dana, sumberdaya peralatan/mesin dan terlebih lagi sumberdaya manusia (pegawai).
Produktivitas (John Kenderick) hubungan antara keluaran (K) barang serta jasa dan masukan (M) sumberdaya, manusia dan bukan manusia, yang dipergunakan dalam proses produksi; hubungan tersebut biasanya dinyatakan dalam bentuk nisbah K/M. Semakin tinggi nilai numeric dari nisbah ini, semakin besar produktivitas. Baik tingkat nisbah produktivitas dalam suatu jangka waktu tertentu maupun perbandingan dengan nisbah lain dari waktu ke waktu adalah ukuran yang penting. Tingkat produktivitas pada suatu waktu tertentu menggambarkan effisiensi operasi pada saat itu. Perbandingan nisbah dari waktu ke waktu menggambarkan keuntungan atau kerugian dalam produktivitas.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktivitas
Kerumitannya menjadi nampak apabila kita menyimak pertimbangan berikut ini : (a) Angkatan Kerja. Susunan angkatan kerja sangat penting bagi produktivitas. Misalnya, beberapa pengamat berpendapat bahwa arus besar remaja dan wanita tak terlatih yang kembali bekerja selama tahun 1970-an mungkin berkaitan dengan kemerosotan tingkat produktivitas orang Amerika selama dasawarsa tersebut. (b) Biaya Energi. Harga minyak, gas dan listrik mempunyai pengaruh yang penting terhadap produktivitas. Melonjaknya biaya energi dan kekurangan energi oleh banyak pengamat dianggap sebagai faktor terpenting yang menyebabkan lambannya peningkatan produktivitas. (c) Kondisi kemudahan dan Investasi dalam Pabrik Baru dan Peralatan. Bangsa lain, yang beranjak dari dasar non-industri atau membangun kembali dari puing-puing peperangan, mempunyai kemudahan produksi modern dan effisien. Sebaliknya, industri Amerika Serikat, khusunya industri berat seperti industri baja, terhambat oleh fasilitas tua dan peralatan yang sudah usang. (d) Tingkat Biaya untuk Riset dan Pengembangan. Pada awal tahun 1980-an kita menyaksikan peningkatan berarti dalam industri untuk mendukung riset dasar universitas. Hal ini menyusul kurang lebih satu dasawarsa kurangnya investasi untuk riset dan pengembangan oleh pemerintah dan industri swasta. Riset mengenai manufakturing yang dilaksanakan selama tahun 1970-an cenderung lebih memusatkan perhatian pada penghematan energi dan pengurangan polusi daripada memusatkan perhatian pada peningkatan prestasi karyawan dan proses produktivitas. (e) Pertumbuhan Sektor Jasa yang Kurang Produktif. Pada tahun 1970-an, 20 juta orang dipekerjakan dalam sektor jasa. Akan tetapi, pada tahun 1983, angka tersebut meningkat menjadi 31 juta. Banyak dari peningkatan tersebut terjadi dalam pekerjaan yang dibayar di bawah upah rata-rata, seperti pelayan kedai-kilat dan perawat pembantu rumah tangga. Bersamaan dengan itu, orang yang bekerja di manufakturing berkurang sedikit dari 20,7 juta pada tahun 1970 menjadi 19,9 juta pada tahun 1983, dan buruh tani kurang-lebih tetap sama. (f) Perubahan dalam Struktur Keluarga. Karena lebih dari separuh wanita yang menikah bekerja, angka perceraian meningkat, daya tarik gaya hidup alternatif dan peningkatan jumlah keluarga dengan orang tua tunggal (duda atau janda), maka tekanan emosional dan keuangan yang meningkat pada banyak karyawan dapat memberikan pengaruh negatif terhadap prestasi kerja. (g) Peningkatan Penggunaan Alkohol dan Obat Terlarang. Faktor ini sulit dievaluasi, namun penyalahgunaan alkohol dan obat terlarang – yang lebih sering sekarang daripada satu dasawarsa yang lalu – diperkirakan telah menyebabkan majikan harus mengeluarkan biaya jutaan dollar setiap tahun. (h) Perubahan Sikap dan Motivasi Karyawan. Ada sebagian majikan dan kritisi sosial berpendapat bahwa para pekerja dewasa ini tidak lagi mempunyai etika kerja tradisional, yaitu mereka tidak lagi kerja sekeras biasanya. Para pengamat lain yakin bahwa etika kerja masih kuat namun praktek manajemen tidak mendorong karyawan untuk melakukan pekerjaannnya secara optimal. (i) Peraturan Pemerintah menambah Biaya Industri. Banyak industri harus patuh pada peraturan pemerintah yang tegas mengenai pengendalian polusi dan tindakan lainnya untuk meningkatkan kesehatan dan keamanan kerja. Produktivitas terpengaruh karena biaya peralatan dan administrasi yang diperlukan ditanggung oleh organisasi usaha yang terpengaruh. Pada tahun 1980-an kita telah menyaksikan berkurangnya peraturan dalam bidang-bidang tertentu. (j) Inflasi. Pada tahun-tahun belakangan ini inflasi kecil sekali. Akan tetapi, apabila inflasi tinggi, maka akan mempengaruhi pertumbuhan produktivitas karena sulit untuk mengantisipasi dan mengendalikan biaya produksi dan karena tidak mendorong investasi tambahan. (k) Kebijaksanaan Pajak. Undang-undang perpajakan yang ketinggalan jaman sering menjadi bagian terlalu berat untuk investasi baru karena mengabaikan inflasi. Pengurangan untuk penyusunan memakan waktu terlalu lama untuk memungkinkan penggantian biaya dari peralatan yang sudah usang dan harga yang melonjak dapat menciptakan laba khayal yang menjadi dasar pengenaan pajak nyata yang masih harus dibayar. Dampak dari faktor-faktor tersebut diatas (maupun faktor-faktor lainnya) terhadap peningkatan produktivitas di masa yang akan datang berbeda-beda. Beberapa faktor mungkin bersifat sementara dan pengaruhnya telah diserap oleh ekonomi.

Peningkatan Produktivitas
Ada banyak tindakan yang mungkin dapat diambil untuk meningkatkan produktivitas dalam sebuah organisasi, antara lain : K.L. Brookfield,
1. Pengenalan sistem penunjang keputusan manajemen.
2. Pembukuan gudang sentral dengan penyimpangan dan pengambilan kembali yang dilakukan secara otomatik (data base).
3. Pelancaran arus kerja untuk mengurangi jumlah karyawan yang dibutuhkan pada saat puncak.
4. Pengadaan kemudahan komputer ditempat yang membutuhkan.
5. Pelatihan.
6. Program insentif berdasarkan peningkatan produktivitas jangka panjang.
Upaya untuk meningkatkan produktivitas telah diklasifikasikan oleh Jon English dan R. Marchione baik sebagai pendekatan big bang maupun pendekatan incremental.
Penganut pendekatan big bang berusaha meningkatkan produktivitas dengan investasi satu kali dalam jumlah yang besar dengan peralatan modal. Meskipun pendekatan ini sering effektif, kemajuan teknologi dan peralatan tidak dengan sendirinya menyebabkan produktivitas yang lebih tinggi. Seperti yang dikembangkan oleh English dan Marchione, misalnya, tentang perusahaan penerbangan yang mendapat pelajaran menyedihkan ketika mengadakan investasi dalam jumbo jeb pada tahun 1986. Produktivitas sulit ditingkatkan dengan mengoperasikan pesawat yang mahal dengan lebih banyak tempat duduk yang kosong daripada terisi penumpang.
Pendekatan incremental berusaha meningkatkan produktivitas dengan mengadakan perubahan kecil dalam peralatan, pelatihan dan prosedur. Pendekatan ini mengakui kenyataan bahwa tidak jadi soal apakah peralatannya baru atau maju secara teknologi, sebuah perusahaan tidak dapat sungguh-sungguh effisien kalau orang, struktur dan prosesnya tidak dikoordinasi secara effisien.

Manajemen Produktivitas
Dalam rangka meningkatkan produktivitas, beberapa organisasi menyusun program peningkatan produktivitas yang sistematik dan terkoordinasi. Chase dan Aquilano mengamati bahwa metode untuk meningkatkan produktivitas dapat dikelompokkan menjadi empat kategori umum, yaitu :
1. Peningkatan produk dan proses
2. Peningkatan tugas dan pekerjaan
3. Metode motivasi karyawan
4. Perubahan organisasi
Produktivitas di Jepang (Teori Z)
Setelah tahun 1970-an, banyak pengamat terpukau oleh kontrak antara tingkat produktivitas Amerika yang lamban dan pertumbuhan perekonomian Jepang yang luar biasa cepat dan mutu produk Jepang yang tinggi. Diantara orang yang memandang model Jepang sebagai jawaban untuk masalah Amerika adalah William G. Ouchi, yang melakukan penelitian mengenai organisasi usaha Jepang menyebabkan dia memberikan sebuah gaya manajemen Teori Z. Ouchi mengamati bahwa pendekatan teori Z terhadap manajemen memperlihatkan bahwa keterlibatan karyawan merupakan kunci peningkatan produktivitas.